Zeven tips om de
dagelijkse zorgadministratie
te verbeteren

Het zelfonderzoek brengt jaarlijks een enorme werkdruk met zich mee. Ziekenhuizen zijn momenteel nog bezig met het Zelfonderzoek 2016. Performation ondersteunt elf ziekenhuizen met de uitvoering hiervan. We willen het daar echter niet bij laten. Graag denken we met u mee om uw zorgadministratie verder te verbeteren. Ons Notiz team heeft zeven tips voor u.

1. Organiseer het proces van registratie tot aan declaratie

Zorgadministratie is meer dan alleen de zorgactiviteiten in een systeem. Zorg ervoor dat u goed inzichtelijk heeft wie bij welk onderdeel van het proces betrokken is en welke informatie wanneer en waar nodig is. Registreert de arts? Of wordt er centraal geregistreerd? Welk ondersteunend personeel is betrokken? Wat betekent het als een doktersassistent een afspraak niet goed registreert? Zorg voor het antwoord op deze en andere vragen voor alle betrokkenen.

2. Zorg voor een goede link tussen Zorgadministratie en ICT

Uw ZIS is niet altijd optimaal ondersteunend aan het registratieproces. Weet wat de (on)mogelijkheden van het ZIS zijn in relatie tot de registratie. Dat leidt tot inzicht in de beperkingen en risico’s ervan én zorgt ervoor dat fouten sneller kunnen worden opgelost.

3. Wees bereikbaar!

Zorg voor korte lijntjes met alle betrokkenen. Ga langs bij afdelingen om toelichting te geven en vragen te beantwoorden. Haal van tevoren bij de afdelingsmanager input op: welke vragen over de zorgadministratie hebben de artsen, verpleegkundigen en secretaresses? Ga proactief langs, fungeer als Servicedesk voor alle vragen rond de zorgadministratie. Door bij de Zorgadministratie te clusteren per specialisme, creëert u één aanspreekpunt met alle kennis.

4. Leid de decentrale gebruikers op!

We spreken vaak over registratie aan de bron door de decentrale gebruikers. Zij hebben echter minder kennis van registratie dan de afdeling Zorgadministratie. Door gebruikers op te leiden in hun eigen vakgebied zorgt u niet alleen voor registratie aan de bron, maar ook voor kennis. Fouten worden dan vaak voorkomen. Een voorbeeld:

Als een arts in consult wordt gevraagd door een ander specialisme registreert hij een intercollegiaal consult. Er wordt dan een subtraject met zorgtype 13 (ICC) geopend. Als blijkt dat de in consult gevraagde arts de patiënt zelf ook gaat behandelen voor een eigen zorgvraag moet, de arts in plaats van de zorgactiviteit ‘intercollegiaal consult’ de zorgactiviteit ‘medebehandeling’ registreren en het zorgtype 13 omzetten in een zorgtype 11 (regulier traject).

In praktijk zien we dat artsen vaak niet weten of ze een ‘intercollegiaal consult’ of een ‘medebehandeling’ moeten registreren. Als ze het verschil al weten, weten ze vaak niet hoe ze in hun EPD het zorgtype van hun subtraject moeten omzetten en hoe ze de zorgactiviteit ICC moeten veranderen in een medebehandeling. Kennissessies per afdeling kunnen helpen bij het oplossen en voorkomen van dit soort problemen. Zijn er nieuwe artsen of andere collega’s? Ga dan meteen langs om kennis te maken en ze op te leiden op het gebied van zorgadministratie.

5. Betrek andere partijen bij het verbeteren van de registratie

Organiseer bijvoorbeeld een werkgroep met afdelingssecretaresses, artsen, AIOS en ANIOS en vraag ze hoe zij de registratie zouden willen verbeteren. Bespreek de werkprocessen en bekijk samen waar het beter kan. Op deze manier waarborgt u continue verbetering in het ziekenhuis.

6. Neem acties die voortkomen uit de zorgadministratie op als KPI’s

Beloon goed gedrag! Laat zien waar goed geregistreerd wordt en waar minder goed. Een helder dashboard kan hierbij ondersteunen. Deel successen met de organisatie, laat zien wat er allemaal gebeurt met de zorgadministratie: wat leveren verbeteringen op? Wat kost het als een bepaalde registratie een jaar lang niet goed gaat?

7. Zorg voor een snelle, dagelijkse feedbackloop

Wanneer u inzicht heeft in waar er niet doelmatig of rechtmatig geregistreerd wordt, kunt u daar specifiek op gaan sturen. Door een dagelijkse feedbackloop te creëren, zorgt u dat de volgende keer de registratie direct correct en volledig is. Het terugleggen van gemaakte fouten bij de verantwoordelijke is hierbij erg belangrijk. Sommige registraties kunnen bijvoorbeeld alleen door een arts gewijzigd worden. Laat de arts zien waar de fouten gemaakt worden. Leg uit hoe het werkt en hoe hij fouten kan voorkomen. Zo werkt u toe naar een 'first time right' registratie.


Wilt u meer weten over het verbeteren van de zorgadministratie of een afspraak maken voor een demo van Notiz? Neem gerust contact met ons op.

Peter-Paul van der Wurff
Productmanager

Snelle signaleringen bij GGZ-organisatie Karakter

Karakter is een centrum voor kinder- en jeugdpsychiatrie met locaties in Gelderland en Overijssel. Alexandra Peters, informatiemanager, en Michel Peters, business data analist, vertellen over de uitdagingen in hun informatievoorziening en de samenwerking met Performation.

Lees verder

Goed geïnformeerd registreren

Module Zelfonderzoek 2016. Op dit moment is de uitvoering van het Zelfonderzoek 2016 in volle gang. Elf ziekenhuizen worden hierbij ondersteund door Performation. Op basis van de handreiking die door de NFU, NVZ en ZN is opgesteld, controleren we voor deze ziekenhuizen de gedeclareerde zorgproducten en berekenen geautomatiseerd de financiële impact. We maken hierbij gebruik van onze door Deloitte gecertificeerde grouper.

Lees verder

Focus op kwaliteit van zorg leidt tot een reductie van de zorgkosten

Johannes Govaert promoveerde op 6 april aan de Universiteit Leiden op zijn onderzoek naar de relatie tussen kwaliteit en kosten van zorg aan Nederlandse darmkankerpatiënten. Een combinatie van de data van Performation, DICA en dertig Nederlandse ziekenhuizen leidde tot de Dutch Value-based Healthcare study. Govaert concludeert dat de kosten van medische zorg onherroepelijk verbonden zijn aan behaalde uitkomsten. Sterker nog: waar ziekenhuizen focussen op kwaliteit, worden kosten bespaard.

Lees verder